El correu electrònic és una cosa tan fàcil que és difícil. Em sorprèn la mala qualitat del correu electrònic que em surt.

La forma de gestionar el correu electrònic diu alguna cosa sobre com és professional. Un missatge omplert d’error o resposta intempestiva pot demostrar que no s’enorgulleix del que feu. Però veig aquestes coses cada dia.

Jo no sóc mestre quan es tracta de correu electrònic, però crec que m’ho passo bastant bé. Si no és res, tinc una bona idea de què no fer . Si sou com jo, teniu cada dia tants missatges de correu electrònic que és una cosa que és bastant impossible de ser perfecte amb tot això. Està clar que la majoria de nosaltres es pot millorar una mica amb el correu electrònic.

Moltes persones lluiten per correu electrònic, de manera que, si hi treballes una mica, podríeu destacar-ne realment. En aquesta nota, vaig pensar que trigaria una estona i esbossaria alguns consells professionals de correu electrònic.

Corrector ortogràfic. Això pot semblar graciós provinent d’un blogger que té problemes amb les dades d’escriptura, però t’asseguro que faig el màxim per comprovar i comprovar dos cops d’ortografia i gramàtica dels meus correus electrònics. Hi ha vegades que em deixo caure una i gairebé sempre la trobo pel camí i em fa vergonya totalment.

Podríeu pensar que les persones que es comuniquen professionalment farien un gran treball com a problema de captació d'ingressos digitals i d'ortografia. Segons la meva experiència, us equivocaríeu. He tingut correus electrònics d’advocats, consellers delegats, directors tècnics, comptables, comptables, com ho poseu, amb alguns errors realment ximples, fàcils de trobar i arreglar. Sacsejo el cap cada cop.

La majoria d’aplicacions de correu electrònic tenen algun tipus de correcció ortogràfica i, si utilitzeu un servei en línia amb Firefox, podeu instal·lar l’extensió Spellbound. Per a aquells que utilitzen Thunderbird, també teniu un complement.

Miniatura de vista prèvia de l'article
Formulari ortogràfic de Firefox

Si sou un usuari del Firefox amb enveja ortogràfica de la barra d’eines de Google, proveu l’extensió del corrector ortogràfic ...

Respon al vostre correu electrònic de manera puntual. Res no crida "poc professional" més que una resposta extremadament lenta al correu electrònic legítim. Ok, cap resposta no és pitjor, i no és tan infreqüent com es podria esperar, però és negatiu que sigui de qualsevol manera. Sé, com a qualsevol, el difícil que pot ser arribar a respondre i respondre tot allò que entra. I també sé que per molt que ho intentin, uns quants se li cauen per les escletxes.

No intento dir-vos que heu de respondre a tots els correus electrònics no sol·licitats. Tampoc intento fer-ho. Em passaria tot el dia fent correu electrònic si ho fes. Tanmateix, quan és important o sobre un tema que necessita resposta, sembla realment dolent si no responen ràpidament.

Aprofito tot el possible per respondre no només a la majoria del meu correu electrònic, sinó fer-ho tan ràpidament i tan completament com puc. Molta gent ha expressat la seva sorpresa i agraïment, cosa que em fa sentir com si estic fent les coses ben fetes. També sé que em fa ràbia quan la gent no em respon. Hi ha massa vegades que he d’enviar 2 o més sovint 3 recordatoris abans de rebre una resposta. Cada cop que faig això disminueix la meva visió del professionalisme de la persona.

Fins i tot un simple: "He rebut el vostre correu electrònic, però ara estic una mica nevat, és correcte si torno a la vostra reunió d'aquí a una setmana?" està bé, sempre que sigui realment seguit. Per a quan estigueu de vacances o no pogueu respondre al correu electrònic, és bo fer una resposta automàtica. Potser no serà personal, però, almenys, avisaràs a la gent per què no t’hi tornes.

Per excavar un correu electrònic massa gran, vaig escriure alguns consells que podeu utilitzar. Aquests van ser de gran ajuda per tornar de les meves últimes vacances. També podeu donar una lectura al seguiment de correu electrònic automatitzat de Michael Hyatt.

Assegureu-vos que el vostre correu electrònic (majoritàriament) sigui rellevant. Tots rebem massa correu electrònic. Mantingueu els missatges sobre el tema. Una mica a part preguntar com va el dia d'una persona està bé, però no intenteu barrejar massa temes en un sol correu electrònic.

Sigui concís però complet. Mantingueu-lo el més breu possible i assegureu-vos que heu inclòs tota la informació rellevant. Si us penseu, potser perdreu el lector i no sé quantes vegades he rebut un missatge de correu electrònic que faltava una informació crucial que em va fer tornar a enviar un missatge de correu electrònic i demanar-la. No sembla massa bo. ; 0)

Una ràpida edició del vostre correu electrònic us pot ajudar. Torneu a llegir el missatge i pregunteu-vos si diu el que heu de dir i vegeu si es pot eliminar qualsevol cosa. No ha de ser un procés difícil o llarg, tan sols una vegada més ràpid abans de tocar "enviar".

Signa el teu correu electrònic. Si més no, el vostre nom si la persona que envieu el correu electrònic no us coneix bé. Rebo molts missatges de correu electrònic de persones que tenen una adreça de correu electrònic divertida, com ara i és una resposta difícil si no sé el seu nom.

Per a la majoria de correus electrònics relacionats amb les empreses, és convenient incloure una signatura que us identifiqui per nom, títol i per a qui treballa. Almenys una manera de contactar és important també.

Personalitza els teus correus electrònics. Voleu fer que la persona amb qui parleu tingui importància i que us atengui, pel que fa a aquest missatge de correu electrònic.

Truqueu-los pel seu nom. Sigui amable, però semblant als negocis. No utilitzeu la redacció de tallador de galetes i tot el que feu, no talleu i enganxeu d’un altre correu electrònic.

Manteniu-lo net. I, per net, vull dir molt ben format i lliure de molèsties. Hi pot haver la temptació de sobre-dissenyar els vostres correus electrònics. Sobretot quan es tracta d’un bloc de signatures. Això és correcte, sempre que no surti amb fons de colors o amb fonts de xoca. Assegureu-vos que el format sigui senzill i fàcil de llegir.

Si teniu dubtes, eviteu el format especial.

Com millor coneguis algú, menys necessites preocupar-te per alguna cosa d’aquestes coses. Crec que una de les raons per les quals la gent té problemes amb el correu electrònic és una simple falta de temps. De manera que, quan converses amb un col·laborador que coneixes prou bé, pots deixar que algunes coses es llisquin. Per exemple; pot ser que els vostres tipus d'introducció siguin menys evidents i, possiblement, podeu renunciar a la signatura un cop acostumats a rebre missatges de correu electrònic.

La majoria d’aquests consells són més importants per a les persones amb les quals tingueu una relació formal i sé que quan feu negocis a través de la xarxa (a través del correu electrònic) podeu canviar a una relació comercial casual molt ràpida. La qual cosa és genial. Afavoreix una comunicació més oberta i requereix menys temps. Recordeu que aquestes coses encara poden ajudar-vos i no deixeu que tot es llisqui.

Vegeu també: Derrota la sobrecàrrega de correu electrònic - D. Keith Robinson

Derrota la sobrecàrrega de correu electrònic

Per a persones que s’ofeguen a la seva safata d’entrada, l’expert expert en gestió Stever Robbins ofereix maneres pràctiques de manejar ...

Recomanar L'Elecció De L'Editor